Toegangscontrole zonder wachtrijen: de complete gids
Een rij bij de ingang is bijna altijd een rekenfout, geen pech. Deze gids geeft de rekensom, de poortindeling en het noodscenario voor als het netwerk wegvalt.
De deur is het enige moment waarop iedere bezoeker jouw organisatie persoonlijk ervaart. Een rij van twintig minuten wist een halfjaar aan programmering uit. Deze gids gaat over de rekensom achter een soepele ingang, en over wat je doet als het toch misgaat.
Hoeveel scanners heb je nodig?
Reken met 0,4 tot 0,6 seconde per scan en circa vijftien seconden per bezoeker aan totale doorlooptijd, inclusief tas, ticket zoeken en polsbandje. In de praktijk verwerkt één scanner ongeveer 400 bezoekers per uur.
Wil je 6.000 bezoekers in twee uur binnen hebben, dan heb je dus minimaal acht scanpunten nodig, plus een reservetoestel per poort. Neem er liever één te veel: een scanner kost je niets extra, een rij van een half uur wel.
Verdeel je publiek over poorten
Eén brede ingang met acht scanners werkt minder goed dan twee poorten met elk vier. Bezoekers verdelen zichzelf slecht; borden en crew doen dat beter. Koppel tickettypes bovendien aan poorten: VIP, crew en pers hebben hun eigen ingang, en dat scheelt discussie in de hoofdrij.
Wat te doen bij netwerkuitval
Op festivalterreinen valt het netwerk vroeg of laat weg — te veel telefoons op één mast. Kies daarom een scanoplossing die offline doorwerkt met een lokaal gedownloade gastenlijst en achteraf synchroniseert.
De randgevallen die altijd langskomen
Elke deur kent dezelfde uitzonderingen. Bereid je crew erop voor met een A4 dat aan de scanpost hangt.
Bereid je crew voor, niet alleen je systeem
Vrijwilligers scannen misschien twee keer per jaar. Nodig ze een week vooraf uit zodat ze kunnen inloggen en de app installeren, en doe vlak voor opening een oefensessie van tien minuten met een testticket. De meeste vertraging aan de deur komt niet van techniek maar van twijfel.
Meet je deur en leer ervan
Registreer per kwartier hoeveel bezoekers binnenkwamen. Na afloop zie je waar de piek zat, of je poortindeling klopte en hoeveel crew je volgende keer nodig hebt. Zonder die cijfers plan je elk jaar opnieuw op onderbuikgevoel.
Samengevat
Veelgestelde vragen
Hoeveel bezoekers kan één scanner per uur verwerken?
Ongeveer 400, uitgaande van 0,4 tot 0,6 seconde scantijd en de tijd die een bezoeker nodig heeft om zijn ticket te tonen. Bij tassencontrole ligt dat lager.
Wat doe ik als het netwerk uitvalt tijdens de inloop?
Met een offline werkende scanapp merk je er niets van: de gastenlijst staat lokaal op het toestel en scans synchroniseren zodra er weer verbinding is.
Hoe voorkom ik dat één ticket twee keer wordt gebruikt?
Elke scan wordt geregistreerd. Bij de tweede scan van dezelfde code krijgt de crew rood te zien, met tijdstip en poort van de eerste scan erbij.
Kan ik tickets van een ander systeem scannen?
Ja, door de gastenlijst met QR-codes te importeren via CSV. Zo scan je genodigden, pers en tickets uit je oude systeem bij dezelfde deur.